Blog

Applicatiebeheerder aan het werk

Applicatiebeheer inhuren. Gouden greep of zonde van het geld?

Applicatiebeheer, tegenwoordig één van de meest besproken onderwerpen binnen het (groot) MKB. Vroeger waren servers ‘IT’, daarna lag de focus op het kiezen van de juiste software die werkprocessen ondersteunen en tegenwoordig ligt de aandacht juist meer op het beheer en optimaliseren van deze software.

Met de komst van ‘de Cloud’ gaat de focus van automatiseren in groeiende mate naar het inrichten, koppelen, ondersteunen en doorontwikkelen van softwareapplicaties. De meeste bedrijven hebben inmiddels bijvoorbeeld dat boekhoudpakket, software om loonadministratie te doen, software om een kinderdagverblijf te runnen of een ander soort software dat het bedrijf ondersteund. Maar de vraag rijst natuurlijk al snel: ‘Kan men uit dat woud van softwareapplicaties nou niet nog veel meer halen?’

Applicatiebeheer is het antwoord!

Maar, wat is eigenlijk applicatiebeheer? Een applicatiebeheerder komt in actie nadat de software draait en is ingericht door een adviseur of consultant van de desbetreffende leverancier. Na de inrichtingsfase komen er talloze vragen, opmerkingen en ideeën uit een organisatie. De applicatiebeheerder weegt deze vragen op relevantie en zorgt er vervolgens voor dat deze eventueel ook geïmplementeerd of beantwoord worden. Tijdens onderzoek naar vervangende of nieuwe softwareapplicaties speelt een beheerder ook een belangrijke rol. De beheerder denkt actief mee welke oplossingen het beste zouden passen bij uw organisatie. Tevens zorgt de applicatiebeheerder voor de communicatie binnen uw organisatie, want iedereen moet natuurlijk wel meekrijgen wat er gaande is.

Type projecten

Het beheer van applicaties valt in drie categorieën te verdelen. Hoewel deze elkaar niet bijzonder veel ontlopen, zijn ze goed om in het achterhoofd te houden als u bedenkt op welke manier software bij u beheerd zou moeten gaan worden.

Onderhouden

Bestaande software verdient natuurlijk aandacht, het moet immers ‘in de lucht’ blijven. Hierbij zal een applicatiebeheerder vooral focus leggen op gebruikersondersteuning en in nauw contact zijn met de softwareleverancier om bijvoorbeeld updates te installeren en nieuwe functionaliteiten te implementeren voor uw bedrijf.

Koppelen van software

Een belangrijke sleutel in het actief inzetten van meerdere software oplossingen, is het koppelen van deze pakketten. Vaak actief via zo genaamde API’s zodat software slim met elkaar communiceert. Een cliënt in een CRM-pakket is natuurlijk dezelfde als de persoon in de administratie en eveneens dezelfde persoon die misschien in een cliëntvolgsysteem staat. Een applicatiebeheerder zoekt naar kansen en mogelijkheden en implementeert deze ook.

Gebruikersbeheer, rapportgeneratie en werkprocesoptimalisatie

Een belangrijk onderdeel is zorgen voor toegang en veiligheid. Daarnaast is het goed bijhouden van gebruikers relevant voor licentiekosten. Een onderneming wil natuurlijk niet te veel betalen maar wil ook niet meer gebruikers toelaten dan licenties toestaan. Ook is een beveiligingsaspect zoals 2 factor authentication van nadrukkelijk belang.

Naast het invoeren van data in software is het belangrijk dat er bruikbare data uit te lezen is. Vaak vanuit verschillende bronnen maar altijd met de intentie om managementinformatie te genereren. Juiste en goed gerelateerde informatie is belangrijk om beslissingen te nemen ten aanzien van de totale organisatie maar ook om individuen te kunnen beoordelen op kwaliteit en prestatie.

Voorts kijkt een applicatiebeheerder altijd met een kritisch oog naar de brede samenhang van alle software en de werkprocessen. Waar mogelijk zijn extra koppelingen tussen software en verdere implementatie van bestaande software altijd gunstig voor de productiviteit.

Upgrade- en vervangingsprojecten

Bestaande software wordt altijd doorontwikkeld. Maar op een goed moment beslist uw organisatie over te willen stappen naar een andere software oplossing. Ook hier kan een applicatiebeheerder een adviserende rol innemen en software zowel inhoudelijk als technisch beoordelen.

Het overstappen naar nieuwe software is een grote klus. Historische data, de manier van werken, slimme implementatie en het trainen van medewerkers zijn belangrijke aspecten. In een voorbereidende fase heeft een applicatiebeheerder een grote taak maar ook tijdens de uitrol en de nazorgfase is een applicatiebeheerder vaak van onschatbare waarde. Na een verhuizing is het immers niet zomaar vanzelfsprekend dat iedereen het snapt.

Maar ja, hoe kom je aan en goede applicatiebeheerder en hoe stuur je die aan? Moet je deze in dienst nemen of misschien inhuren?

Eigen personeel of inhuren?

De keuze voor een applicatiebeheerder is een logische en in managementvergaderingen valt de beslissing vaak al snel een beheerder te zoeken. Maar ja, hoe kom je aan een goede applicatiebeheerder? Er is meer vraag dan aanbod.

De softwareleveranciers hebben vaak die mensen niet in dienst. Deze leveranciers hebben meestal alleen maar zware consultants die zich richten op eenmalige inrichting van software of geven ondersteunen bij grote migraties. Het ‘dag-tot-dag’ beheer is voor hen niet zo interessant, het vergt voor hen ook te veel betrokkenheid bij uw organisatie.

Iemand in dienst nemen blijkt vaak erg lastig. Als uw organisatie niet al een grotere en uitdagende ICT-afdeling heeft, zullen applicatiebeheerders mogelijk niet in de rij gaan staan om bij u aan de slag te gaan. Niet alleen liggen salarissen bij IT-organisaties over het algemeen wat gunstiger, professionals twijfelen al snel of zij niet te snel aan hun groeiplafond zitten. Iemand in dienst nemen die na 12 of 24 maanden misschien alweer vertrekt is natuurlijk niet interessant.

Het inhuren van applicatiebeheerders bij een IT-dienstverlener is misschien wat minder conventioneel maar mogelijk wel een stuk interessanter. Heeft uw organisatie immers wel echt een fulltime applicatiebeheerder nodig of is er maar voor 2 of 3 dagen per week werk? Daarnaast is het misschien gunstiger om iemand niet op de loonlijst te hebben staan. Geen gedoe met vakanties, opleidingen en ziekte. Daarnaast geeft de brede ervaring van IT-dienstverlener u ook toegang tot bredere inzichten in de beschikbare oplossingen. Iets waar mensen die uitsluitend intern werken misschien wat minder zicht op hebben.

Het inhuren van applicatiebeheerders kan dus zeer interessant zijn. Daarbij zijn de kosten in de meeste gevallen vergelijkbaar. Mica IT legt in groeiende mate focus op deze ‘tak van sport’ en doet dat met een ‘zelfde bedrag, 2x de kwaliteit’ houding. Een team van professionals kan op elkaar rekenen dus een oplossing is altijd dichtbij. Daarnaast is de beschikbaarheid van een beheerder nooit een probleem. Niet één persoon in dienst nemen, maar eigenlijk een hele afdeling als applicatiebeheerders voor u beschikbaar hebben.

Meer interesse?

Heeft u nu meer interesse in deze vorm van dienstverlening? Of heeft u misschien vragen? Schroom dan niet contact op te nemen met adviseurs van Mica. De spreekwoordelijke kip met de gouden eieren bestaat niet maar het objectief meedenken en het maken van flexibele afspraken behoort zeker tot de mogelijkheden.

De adviseurs van Mica kunnen dieper ingaan op details zoals opleidingstrajecten van de applicatiebeheerders van Mica, de periodieke kosten en manier van samenwerken zijn voor de hand liggende onderwerpen. Onder het genot van een bakje koffie, eens rustig van gedachten gewisseld kan worden!

Kijk ook eens op de website van Mica voor meer informatie. U kunt ook direct bellen met één van onze adviseurs op +31 (0)297 500 604