Contactpersoon opslaan vanuit een mail in Outlook – Gosse legt uit | Mica IT

Stap 1: Outlook openen en het juiste mailtje vinden

Allereerst moet je natuurlijk Outlook openen. Zonder Outlook te openen kun je namelijk geen e-mails bekijken of contactpersonen opslaan. Als je Outlook hebt geopend, ga je naar je inbox en zoek je het mailtje van de persoon die je wilt toevoegen.

Tip: Gebruik de zoekbalk bovenaan je inbox om het mailtje sneller te vinden. Typ bijvoorbeeld de naam van de afzender in, of gebruik trefwoorden uit de onderwerpregel. Dit is vooral handig wanneer je veel e-mails ontvangt en niet meteen weet waar je moet zoeken. Zorg ervoor dat je altijd de meest recente mail selecteert, zodat je de juiste gegevens opslaat.

Stap 2: Rechtermuisknop op de naam van de afzender

Wanneer je het juiste e-mailtje hebt gevonden, ga je naar de naam van de afzender in de e-mailheader. Dit is de naam die je ziet boven de e-mailtekst, vlakbij het onderwerp. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de afzender.

Er verschijnt een menu met verschillende opties. In dit menu kun je bijvoorbeeld een zoekopdracht uitvoeren, maar je wilt nu de optie gebruiken om deze persoon als contact op te slaan. Door deze stap juist uit te voeren, voorkom je dat je de naam per ongeluk kopieert of in een ander programma plakt. Dit maakt het proces efficiënt en overzichtelijk.

Stap 3: Toevoegen aan Outlook-contactpersonen

Nadat je met de rechtermuisknop op de naam hebt geklikt, selecteer je in het menu de optie “Toevoegen aan Outlook-contacten”. Zodra je hierop klikt, opent zich een nieuw venster waarin de contactgegevens van de afzender automatisch worden ingevuld.

Dit venster biedt je de mogelijkheid om de gegevens van de contactpersoon verder aan te passen. Bijvoorbeeld: je kunt een telefoonnummer toevoegen, de bedrijfsnaam invullen of een notitie achterlaten. Heb je extra informatie, zoals een alternatieve e-mail of LinkedIn-profiel? Voeg die gerust toe! Zo heb je altijd alle belangrijke gegevens op één plek.

Deze optie voorkomt dat je later gegevens mist of onvolledig opslaat.

Stap 4: Contactgegevens opslaan en sluiten

Wanneer je tevreden bent met de informatie die je hebt ingevoerd, klik je op de knop “Opslaan en sluiten”. Hierdoor worden de gegevens definitief toegevoegd aan jouw Outlook-contacten. Als je deze stap overslaat, verlies je de ingevoerde gegevens en wordt de contactpersoon niet opgeslagen.

Let op: Soms vergeet je wellicht op de knop te klikken of sluit je het venster per ongeluk. Dit betekent dat de wijzigingen niet worden opgeslagen. Controleer daarom altijd goed of je op “Opslaan en sluiten” hebt geklikt voordat je het venster verlaat. Hiermee voorkom je dat je opnieuw moet beginnen en kostbare tijd verliest.

Stap 5: Controleer of het contact is toegevoegd

Na het opslaan van de contactpersoon is het belangrijk om te controleren of deze daadwerkelijk in je Outlook-contacten staat. Ga hiervoor naar de sectie “Contactpersonen” in Outlook. Je vindt deze optie meestal in de navigatiebalk links onderin het scherm. Klik op “Contactpersonen” en zoek naar de naam die je zojuist hebt toegevoegd.

Zie je de contactpersoon verschijnen? Dan is alles goed gegaan! Zo niet, dan kun je proberen het proces nog een keer te doorlopen. Soms worden contacten per ongeluk in een andere map opgeslagen. Zorg er dus voor dat je in de juiste map zoekt. Op deze manier heb je snel toegang tot al je contacten.