Beurzen draaien op details: contracten die kloppen, data die vindbaar is en toegang die doorstroomt. In deze aflevering van de Mica IT Podcast praten we met Alessandro Verwey (IT-manager bij PLMA) over hoe je een internationale beursorganisatie moderniseert.
Van papieren contracten naar digitale formulieren met e-sign, van wachtrijen naar vlotte badge-scan, en van losse tools naar een landschap op basis van Microsoft 365, Azure en API-koppelingen. Je leest wat er écht werkt als je met piekbelasting, security en internationale teams te maken hebt — zonder ruis of gedoe.
Waar bedrijven vaak de fout in gaan
Veel organisaties blijven te lang hangen in “zo deden we het altijd”. Bij PLMA waren contracten ooit papieren documenten die per post of fax retour kwamen. Dat kost tijd, introduceert fouten en vraagt handwerk om data over te typen in CRM. Hetzelfde geldt voor registratie en toegang: als badge-uitgifte en scanning niet strak zijn ontworpen, bouw je wachtrijen op precies de momenten dat iedereen naar binnen wil.
Ook governance wordt vaak onderschat. Opslaan is stap één, terugvinden is stap twee. Zonder duidelijke structuur in Microsoft 365 (teams, kanalen, SharePoint-sites, rechten) verzandt informatie. En vergeet piekbelasting niet: bij beurzen komt het werk in golven. Systemen die prima draaien op een normale dag, haperen als duizenden inschrijvingen en scans in korte tijd samenkomen.
Wat het oplevert als je het goed aanpakt
PLMA digitaliseerde de keten end-to-end: vooringevulde contracten worden als digitaal formulier verstuurd, ondertekend en semiautomatisch verwerkt in CRM. Resultaat: minder fouten, snellere doorlooptijd en directe beschikbaarheid van data voor sales, logistiek en marketing.
Rondom de beurs is de toegangsstroom cruciaal. Met gestroomlijnde registratie, vouchers en badge-scans versnel je de instroom en houd je grip op aantallen. Matchmaking en planningstools helpen inkopers en exposanten vooraf afspraken te maken, zodat tijd op de vloer maximaal rendeert. Dat is nodig bij events met honderden tot duizenden stands en bezoekers uit meer dan 70 landen.
Technisch draait dit op een solide basis: Microsoft 365 voor samenwerken en documentbeheer, Azure voor identiteit, schaalbaarheid en integraties, en API-koppelingen tussen CRM, inschrijftools en toegangscontroles. Identity & access, auditing en duidelijke rollen zorgen dat internationale teams veilig en compliant kunnen werken. AI krijgt een praktische plek: vertaling, samenvatten en ondersteuning met Copilot en ChatGPT — kansen benutten, zonder risico’s te negeren.
De rol van Mica IT
Alessandro beschrijft zichzelf als de “huisarts” van de IT: breed overzicht, dicht op de operatie. Waar specialistische kennis nodig is, schakelt hij Mica IT in als verlengstuk van het interne team. Denk aan integraties (API’s), migraties binnen Microsoft 365/Azure, device management, security en het automatiseren van repeterend werk.
Die samenwerking werkt omdat ze concreet blijft: processen eerst begrijpen, dan versimpelen en pas daarna automatiseren. Kleine, meetbare verbeteringen — zoals vooringevulde documenten, heldere selfservice en eenduidige CRM-invoer — leveren direct rendement op. En bij piekbelasting maakt een schaalbaar ontwerp het verschil: performance wanneer het erop aankomt.
“Automatiseer wat vaak terugkomt en maak het werk van gebruikers aantoonbaar makkelijker.” — Alessandro Verwey
Afsluitend
Digitaliseren is geen big-bang; het is een reeks slimme keuzes. Begin met wat vaak terugkomt (contracten, registratie, badges), borg dat in Microsoft 365 en Azure, en verbind je systemen met betrouwbare API’s. Zo bouw je aan snelheid, minder fouten en betere beleving — voor je team én je bezoekers.
Wil je weten hoe jouw IT-omgeving ervoor staat? Plan eens een gesprek met Mica IT — zonder jargon, maar met een goed plan. We kijken graag mee naar governance, integraties en security, en zetten samen de volgende stap richting een schaalbare, stressvrije beursorganisatie.