Bedrijven verwachten dat IT altijd werkt. Punt. Maar tussen gebruikers, applicaties en techniek gaat het in de praktijk vaak mis in afstemming. In deze aflevering van de Mica IT Podcast spreken we met Chantal Caupain, functioneel beheerder bij KSB (voorheen Duijvelaar Pompen). We hebben het over Microsoft 365, Teams en SharePoint, maar vooral over processen, documentatie en mensgerichte support. Hoe zorg je dat mensen zonder gedoe kunnen samenwerken? En wat leveren digitale collega’s (RPA) nu echt op in een productieomgeving?
In 15–25 minuten krijg je een nuchter kijkje achter de schermen: wat werkt, wat niet, en hoe je grip houdt op incidenten en wijzigingen. Je hoeft geen techneut te zijn om slimme keuzes te maken.
Waar bedrijven vaak de fout in gaan
Functioneel beheer gaat over vertalen: van gebruikerswens naar werkende toepassing, en terug. Dáár schuurt het. Zonder heldere processen en eigenaarschap ontstaat ruis: verzoeken landen bij “IT”, wijzigingen stapelen, documentatie ontbreekt en iedereen werkt op zijn eigen manier. Het gevolg: vertraging, frustratie en risico’s.
KSB herkent dat beeld, zeker in een omgeving waar kantoor en fabriek elkaar raken. Denk aan pakbonnen, logistieke stromen en kwaliteitsdata die door meerdere applicaties lopen. Als functies, rollen en werkwijzen niet scherp zijn, wordt IT een hindernisbaan.
“Je wil dat alles gewoon werkt.” Dat begint met duidelijke afspraken: wie vraagt wat aan, waar leg je vast hoe iets hoort te werken, en wanneer schakel je door naar de servicedesk of leverancier? Zonder die basis is elk nieuw platform – zelfs Microsoft 365 – gedoemd om te versnipperen.
Wat het oplevert als je het goed aanpakt
KSB koos bewust voor cloud-first met Microsoft 365. Teams en SharePoint zijn de spil voor samenwerking en kennisdeling. Minder losse schijven, meer structuur en vindbaarheid. Thuis of op kantoor: dezelfde werkplek, dezelfde informatie. Telefonie via Teams maakt medewerkers bereikbaar op één nummer, waar ze ook werken. Natuurlijk, het is even wennen zonder fysieke toestelknoppen, maar de flexibiliteit is groot.
Een tweede winstpakker is automatisering met RPA: digitale collega’s die repeterend werk overnemen, zoals bulkmutaties of gegevensoverdracht tussen systemen. “Zie het als een digitale collega die de saaie klusjes overneemt,” zegt Chantal. Resultaat: minder fouten, snellere doorlooptijden en medewerkers die tijd winnen voor werk dat telt. In een productiebedrijf telt elke minuut; standaardiseren en automatiseren betaalt zich direct terug.
Tot slot: hybride werken vraagt balans. Op kantoor ontstaan ideeën en wordt besloten; thuis maak je meters. Door bewust te plannen – overleg fysiek als het om creatie of besluitvorming gaat, werk gefocust op afstand – haal je het beste uit beide.
De rol van Mica IT
Mica IT helpt KSB om Microsoft 365 praktisch in te richten én te laten landen. Niet met dikke handboeken, maar met workshops, duidelijke handleidingen en een servicedesk die meedenkt. Denk aan:
Adoptie & training: sessies die laten zien hoe je met Teams en SharePoint werkt, afgestemd op dagelijkse taken.
Governance: afspraken over teams- en site-aanmaak, rechten, lifecycle en archivering.
Support & wijzigingen: wie doet wat, wanneer schakel je door, hoe borg je documentatie.
De kracht zit in de combinatie: techniek op orde, processen helder, mensen meegenomen. Dan pas gaat Microsoft 365 renderen.
“IT moet geen jungle zijn. Je wil dat alles gewoon werkt.” — Mica IT
Praktische lessen uit de aflevering
Maak functioneel beheer expliciet. Leg vast welke rollen er zijn (product owner, key-user, functioneel beheer, IT-leverancier) en wat ieders scope is.
Werk cloud-first, maar standaardiseer. Gebruik Teams en SharePoint volgens duidelijke patronen. Minder varianten = minder beheer.
Automatiseer repeterend werk. Start klein met RPA-cases die veel tijd vreten en weinig uitzonderingen kennen.
Documenteer kort en vindbaar. Beter één A4 met de juiste stappen in SharePoint dan een pdf in een mapje waar niemand komt.
Plan overleg bewust. Kies fysiek voor creatie en besluiten, kies thuis voor productie en focus.
Blijf leren. AI wordt onderdeel van de werkroutine. Begin met concrete use-cases en bewaak kwaliteit en veiligheid.
Afsluitend
Functioneel beheer is geen luxe; het is de brug tussen mens en technologie. Bij KSB zie je wat er gebeurt als processen helder zijn, Microsoft 365 slim is ingericht en repetitief werk aan digitale collega’s wordt overgelaten: minder ruis, meer resultaat.
Wil je weten hoe jouw IT-omgeving ervoor staat? Plan eens een gesprek met Mica IT — zonder jargon, maar met een goed plan. Kijk ook onze andere blogs of diensten rondom Microsoft 365-adoptie, governance en modern workplace.