Out-of-office instellen in Outlook: laat je collega’s weten dat je er even niet bent

Het instellen van een out-of-office bericht in Outlook is essentieel om je collega’s te laten weten dat je afwezig bent. Of je nu op vakantie bent, ziek thuis zit of op een werkreis bent, een goed opgesteld afwezigheidsbericht helpt om miscommunicatie te voorkomen. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een out-of-office bericht instelt in Outlook, en geven we praktische tips om ervoor te zorgen dat je boodschap duidelijk en professioneel overkomt. Dit artikel is niet alleen handig voor beginners, maar ook voor ervaren gebruikers die hun vaardigheden willen verbeteren.

Inhoud:
Out-of-office instellen in Outlook: laat je collega's weten dat je er even niet bent

Wat is een out-of-office bericht?

Een out-of-office bericht is een automatische e-mail die wordt verzonden naar iedereen die je een bericht stuurt terwijl je afwezig bent. Het informeert de afzender dat je momenteel niet beschikbaar bent en wanneer je weer terug zult zijn. Het doel van een out-of-office bericht is om professionele communicatie te waarborgen, zelfs als je niet in staat bent om direct te antwoorden. Dit voorkomt frustratie bij de afzender en geeft hen alternatieve contactinformatie indien nodig. Out-of-office berichten zijn nuttig in verschillende situaties, zoals vakanties, ziektes, en werkreizen. Door een out-of-office bericht in te stellen, zorg je ervoor dat je collega’s en klanten altijd op de hoogte zijn van je beschikbaarheid.

 

 

Stappen om een out-of-office bericht in Outlook in te stellen

Stap 1: Open Outlook

Allereerst moet je Outlook openen op je computer. Dit kan via het Startmenu of door het programma-icoon op je bureaublad te selecteren. Zorg ervoor dat je bent ingelogd met je werkaccount om toegang te krijgen tot de juiste instellingen.

 

Stap 2: Ga naar de instellingen

Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in het scherm om naar de instellingen te gaan. Selecteer vervolgens “Alle Outlook-instellingen weergeven” onderaan het menu. Hierdoor krijg je toegang tot alle opties die je nodig hebt om je out-of-office bericht in te stellen.

 

Stap 3: Maak een nieuw bericht aan

Ga naar het tabblad “E-mail” en klik op “Automatische antwoorden”. Schakel de functie in door op de schuifknop te klikken. Vul het veld met je afwezigheidsbericht in. Dit bericht zal automatisch worden verzonden naar iedereen die je een e-mail stuurt tijdens je afwezigheid.

 

Stap 4: Pas de instellingen aan

Je kunt de tijdsperiode van je afwezigheid instellen door de begin- en einddatum en -tijd te selecteren. Dit zorgt ervoor dat je automatische antwoorden alleen worden verzonden tijdens de opgegeven periode. Vergeet niet om deze tijden zorgvuldig te controleren.

 

Stap 5: Personaliseer je bericht

Personaliseer je out-of-office bericht om het relevant en informatief te maken. Voeg belangrijke details toe zoals de reden van je afwezigheid, de datum waarop je terugkeert, en alternatieve contactinformatie. Gebruik een professionele en beleefde toon in je bericht om een goede indruk achter te laten.

 

 

Voorbeeld van een goed out-of-office bericht

Een goed out-of-office bericht is duidelijk, informatief en professioneel. Hier is een voorbeeld van een effectief out-of-office bericht:

Beste,

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig en zal terug zijn op [datum]. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam en contactinformatie van collega].

Met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Dit voorbeeld is effectief omdat het alle noodzakelijke informatie bevat en een professionele toon hanteert. Het zorgt ervoor dat de afzender weet wanneer je weer beschikbaar bent en biedt een alternatief contact voor dringende zaken. Het gebruik van een standaardformaat zoals dit kan je helpen om een consistent professioneel imago te behouden.

 

 

Veelgemaakte fouten en hoe deze te vermijden

Er zijn een aantal veelgemaakte fouten bij het opstellen van out-of-office berichten die je gemakkelijk kunt vermijden. Een veelvoorkomende fout is te weinig informatie verstrekken. Zorg ervoor dat je duidelijk vermeldt wanneer je afwezig bent en wanneer je weer beschikbaar bent. Een andere fout is een onprofessionele toon gebruiken. Houd je bericht altijd professioneel en beleefd, zelfs als je met goede vrienden werkt. Vergeet ook niet om alternatieve contactinformatie op te nemen. Dit helpt de afzender om iemand anders te bereiken voor dringende zaken terwijl je afwezig bent. Door deze fouten te vermijden, kun je ervoor zorgen dat je out-of-office bericht effectief en professioneel is.

 

 

Tips voor een effectief out-of-office bericht

Wees duidelijk en beknopt

Zorg ervoor dat je boodschap kort en krachtig is. Vermijd lange zinnen en overbodige informatie. Geef duidelijk aan waarom je afwezig bent en wanneer je weer beschikbaar zult zijn.

 

Gebruik een professionele toon

Gebruik altijd een beleefde en professionele toon in je out-of-office bericht. Dit helpt om een goede indruk achter te laten en toont respect voor de afzender.

 

Geef alternatieve contactopties

Zorg ervoor dat je alternatieve contactinformatie verstrekt. Dit kan een collega zijn die dringende zaken kan afhandelen of een algemeen telefoonnummer voor het kantoor.

 

Vermeld de duur van je afwezigheid

Geef duidelijk aan hoelang je afwezig zult zijn. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat mensen weten wanneer ze je weer kunnen bereiken.

 

 

Out-of-office berichten in verschillende talen

Het kan nuttig zijn om je out-of-office bericht in meerdere talen beschikbaar te maken, vooral als je werkt met internationale klanten of collega’s. Hier zijn enkele voorbeelden van out-of-office berichten in verschillende talen:

 

Engels

Dear,

Thank you for your message. I am currently out of the office and will return on [date]. For urgent matters, please contact [name and contact information of colleague].

Best regards, [Your name]

Frans

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent et je reviendrai le [date]. Pour les urgences, veuillez contacter [nom et coordonnées du collègue].

Cordialement, [Votre nom]

Duits

Hallo,

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit abwesend und werde am [Datum] zurück sein. Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name und Kontaktdaten des Kollegen].

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

Spaans

Hola,

Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy fuera de la oficina y regresaré el [fecha]. Para asuntos urgentes, por favor contacta a [nombre e información de contacto del colega].

Saludos, [Tu nombre]

Geavanceerde tips voor out-of-office berichten

Automatisering

Maak gebruik van automatiseringstools om je out-of-office berichten te beheren. Dit kan je helpen om tijd te besparen en ervoor te zorgen dat je berichten altijd up-to-date zijn.

 

Aanpassing voor verschillende doelgroepen

Pas je bericht aan voor verschillende doelgroepen. Gebruik bijvoorbeeld een iets andere toon voor interne collega’s dan voor externe klanten. Dit zorgt ervoor dat je bericht altijd relevant en gepast is.

 

Instructies voor noodsituaties

Geef duidelijke instructies voor noodsituaties. Laat de afzender weten wat te doen als er een dringende situatie is terwijl je afwezig bent. Dit kan het vermelden van een telefoonnummer zijn dat altijd bereikbaar is of een specifieke persoon die verantwoordelijk is voor noodsituaties.

 

 

Conclusie

Het instellen van een out-of-office bericht in Outlook is een eenvoudige maar effectieve manier om je professionele communicatie te waarborgen. Door de stappen in dit artikel te volgen en gebruik te maken van de gegeven tips, kun je ervoor zorgen dat je afwezigheidsberichten altijd duidelijk, professioneel en informatief zijn. Vergeet niet om je bericht te personaliseren en aan te passen aan je specifieke situatie. Met een goed opgesteld out-of-office bericht laat je een positieve indruk achter en zorg je ervoor dat je collega’s en klanten altijd op de hoogte zijn van je beschikbaarheid.

Veel gestelde vragen

Je kunt een out-of-office bericht instellen op je mobiele apparaat door de Outlook-app te openen, naar de instellingen te gaan en daar de automatische antwoorden in te schakelen en te configureren.

Ja, je kunt je out-of-office bericht op elk moment aanpassen via de Outlook-webapp of mobiele app, zolang je toegang hebt tot je account.

Als je vergeet een out-of-office bericht in te stellen, kun je dit nog steeds doen via de Outlook-webapp of mobiele app, zelfs als je al afwezig bent.

Als je regelmatig communiceert met internationale klanten of collega’s, kan het nuttig zijn om je out-of-office bericht in meerdere talen te schrijven.

Vermeld duidelijk de naam, het e-mailadres en/of telefoonnummer van de persoon die tijdens je afwezigheid contact kan opnemen. Zorg ervoor dat deze informatie gemakkelijk te vinden is in je bericht.

Geen Blog of Nieuwsbericht meer missen? Schrijf je snel in voor de nieuwsbrief

Winkelwagen